Tugas Softkill 6S

SOAL

1. Jelaskan tentang pengertin Organisasi sebagai Badan maupun sebagai Tekstruktur?

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Rentang Kendali dan Jelaskan pula faktor apa saja yang menetukan tinggi rendahnya Rentang Kendali?

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur organisasi matriks dan apa saja keunggulan serta kelemahannya?

4. Jelaskan pengertian organisasi formal dan organisasi informal berserta karakteristiknya masing-masing?

5. Jelaskan perbedaan antara pengelolaan Organisasi secara Sentralisasi dengan Desantralisasi! Apa keunggulan dan kelemahannya masing-masing?

JAWAB

1. Dalam pengertian organisasi sebagai badan dinyatakan oleh Drs. M. Manulang :

"Organisasi dalam artian yang ketiga ini dapat dirumuskan sebagai kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu."

Pengertian tersebut adalah senada dengan definisi yang dikemukakan oleh Dr. Panglaykim dan Drs. Hazil :

". . . definisi organisasi, yakni : bentuk setiap gabungan manusia untuk suatu tujuan bersama".

Dari definisi itu dapat disimpulkan bahwa unsur organisasi dalam artian ketiga ini adalah :

a. Sekelompok orang.

b. Kerja sama atau pembagian pekerjaan dan

c. Adanya tujuan tertentu.

Dalam pengertian organisasi sebagai terstuktur oleh Mc David dan Harari : 

Organisasi sebagai kelompok adalah sistem terorganisasi dimana ada dua orang atau lebih individu yang berhubungan dalam fungsi yang sama, mempunyai seperangkat standar tentang hubungan peran anggota dan mempunyai morma yang mengatur tingkah laku anggota kelompok.

2. Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

Pada dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan Rentang Kendali adalah:
1. Kesamaan fungsi-fungsi
Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.
2. Kedekatan geografis
Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.
3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan
Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan
Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer.
Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas.
Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

3. Struktur Matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

Keuntungannya dari struktur matrik adalah:

§  Lebih baik kerjasamanya antar lintas fungsi

§  Peningkatan pengambilan keputusan

§  Meningkatkan fleksibilitas dalam restrukturisasi

§  Pelayanan pelanggan jadi lebih baik.

§  Akuntabilitas kinerja lebih baik.

§  Adanya peningkatan manajemen strategis karena mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.

§  Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

Kerugian dari struktur organisasi matrik adalah:

§  Adanya sistem dua boss yang rentan terhadap perebutan kekuasaan

§  Adanya sistem dua boss yang dapat membuat kebingungan tugas dan konflik dalam prioritas kerja.

§  Rapat Team biasanya banyak memakan waktu.

§  Adanya “groupitis” yang merugikan organisasi itu sendiri

§  Peningkatan biaya karena menambah struktur tim

4. - Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

    - Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Karakteristik Organisasi Formal:

1. Adanya kesatuan Perintah
2. Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan
3. Organisasi tergantung pada satu pemimpin

Karakteristik Organisasi Informal:

1. Memberi dukungan terhadap organisasi
2. Menstimulasi komunikasi sebagai alat komunikasi tambahan
3. Pemuas kepentingan social
4. Kompensasi bagi manajer yang kurang memiliki kapabilitas

5. - Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

- Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Keunggulan Sentralisasi:

·     Totaliterisme penyelenggaraan pendidikan

·         Keseragaman manajemen, sejak dalam aspek perencanaan, pengelolaan, evaluasi, hingga model pengembangan sekolah dan pembelajaran.

·         Keseragaman pola pembudayaan masyarakat

·         Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien, karena seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.

·         Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi.

·          Peningkatan resource sharing (berbagi sumber daya) dan sinergi, dimana sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.

·         Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain, dalam hal ini satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.

·         Perbaikan koordinasi; koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.

·         Pemusatan expertise (Keahlian); keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang.

·         Kebijakan umum organisasi lebih mudah diimplementasikan terhadap keseluruhan.

·         Menghasilkan strategi yang konsisten dalam organisasi.

·         Mencegah sub-sub unit menjadi independen.

·         Memudahkan koordinasi dan kendali manajerial.

·         Meningkatkan penghematan ekonomi dan mengurangi biaya berlebih.

·         Mampu meningkatkan spesialisasi.

·         Mempercepat pembuatan keputusan.

Kelemahan Sentralisasi:

·         Kebijakan dan keputusan pemerintah daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat sehingga waktu untuk memutuskan suatu hal menjadi lebih lama

·         Melemahnya kebudayaan daerah

·         Kualitas manusia yang robotic, tanpa inisiatif dan kreatifitas.

·         Melahirkan suatu pemerintah yang otoriter sehingga tidak mengakui akan hak-hak daerah.

·         Kekayaan nasional, kekayaan daerah telah dieksploitasi untuk kepentingan segelintir elite politik.

·          Mematikan kemampuan berinovasi yang tidak sesuai dengan pengembangan suatu masyarakat demokrasi terbuka

·         Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.

·         Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.

·          Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.

·         Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level unit organisasi yang di bawah.

·         Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.

·         Kurangnya kemampuan daya saing yang tinggi di dalam kerja sama. Di dalam suatu masyarakat yang otoriter dan statis, daya saing tidak mempunyai tempat. Oleh sebab itu, masyarakat akan sangat lamban perkembangannya. Masyarakat bergerak dengan komando yang melahirkan sikap masa bodoh.

Kelebihan Desentralisasi:

·         Dapat melahirkan sosok manusia yang memiliki kebebasan berpikir,

·         Mampu memecahkan masalah secara mandiri, bekerja dan hidup dalam kelompok kreatif penuh inisiatif dan impati,

·         Memiliki keterampilan interpersonal yang memadai

·         Mendorong terjadinya partisipasi dari bawah secara lebih luas.

·         Mengakomodasi terwujudnya prinsip demokrasi.

·         Mengurangi biaya akibat alur birokrasi yang panjang sehingga dapat meningkatkan efisiensi.

·         Memberi peluang untuk memanfaatkan potensi daerah secara optimal.

·         Mengakomodasi kepentingan poloitik.

·         Mendorong peningkatan kualitas produk yang lebih kompetitif.

·         Keputusan dan kebijakan yang ada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa campur tangan pemerintah pusat.

·         Mendekatkan proses pendidikan kepada rakyat sebagai pemilik pendidikan itu sendiri. Rakyat harus berpartisipasi di dalam pembentukan social capital tersebut.

·         Mampu memenuhi tujuan politis, yaitu melaksanakan demokratisasi dalam pengelolaan pendidikan.

·         Mampu membangun partisifasi masyarakat sehingga melahirkan pendidikan yang relevan, karena pendidikan benar0benar dari oleh dan untuk masyarakat.

·          Mampu menyelenggarakan pendidikan secara menfasilitasi proses belajar mengajar yang kondusif, yang pada gilirannya akan meningkatkan kualitas belajar siswa

·          Memperkuat kongruensi ini, di mana Indonesiadibangun secara kokoh dari kemajemukan daerah dan suku-bangsanya.

·         Membuat pembangunan daerah lebih baik, rakyatnya lebih sejahtera, dan karena itu kemudian diharapkan akan semakin memperkuat negarabangsa Indonesia itu sendiri.

·         Mencegah separatisme, dan karena itu sukses Otonomi daerah pada gilirannya diharapkan memperkuat negara-nangsa Indonesia.

·          Memperkuat demokrasi itu sendiri. Sudah sekitar satu windu otonomi daerah digelindingkan, dan sampai hari ini masih banyak yang meragukan apakah otonomi daerah dapat memperkuat Indonesia sebagai sebuah negara-bangsa.

·         Memperkuat persatuan dan kesatuan , karena Indonesia hari ini Penduduk Negara Republik Indonesia terbesar nomor empat di dunia.

·         Menghargai kearifan lokal atau variasi local terbukti  penduduk Indonesia yang multicultural.

Kekurangan Desentralisasi:

·         Wewenang itu hanya menguntungkan pihak tertentu atau golongan serta dipergunakan untuk mengeruk keuntungan para oknum atau pribadi.

·         Sulit dikontrol oleh pemerinah pusat.

·         Masa transisi dari sistem sentralisasi ke desintralisasi ke memungkinkan terjadinya perubahan secara gradual dan tidak memadai serta jadwal pelaksanaan yang tergesa-gesa.

·         Kurang jelasnya pembatasan rinci kewenangan antara pemerintah pusat, propinsi dan daerah.

·         Kemampuan keuangan daerah yang terbatas.

·         Sumber daya manusia yang belum memadai.

·         Kapasitas manajemen daerah yang belum memadai.

·         Restrukturisasi kelembagaan daerah yang belum matang.

·         Pemerintah pusat secara psikologis kurang siap untuk kehilangan otoritasnya.

·         Meningkatnya kesenjangan anggaran pendidikan antara daerah,antar sekolah antar individu warga masyarakat.

·         Keterbatasan kemampuan keuangan daerah dan masyarakat (orang tua) menjadikan jumlah anggaran belanja sekolah akan menurundari waktu sebelumnya,sehingga akan menurunkan motivasi dan kreatifitas tenaga kependidikan di sekolahuntuk melakukan pembaruan.

·         Biaya administrasi di sekolah meningkat karena prioritas anggarandi alokasikan untuk menutup biaya administrasi, dan sisanya baru didistribusikan ke sekolah.

·         Kebijakan pemerintah daerah yang tidak memperioritaskan pendidikan, secara kumulatif berpotendsi akan menurunkan pendidikan.

·         Penggunaan otoritas masyarakat yang belum tentu memahamisepenuhnya permasalahandan pengelolaan pendidikan yang pada akhirnya akan menurunkan mutu pendidikan.

·         Kesenjangan sumber daya pendidikan yang tajam di karenakan perbedaan potensi daerah yang berbeda-beda. Mengakibatkan kesenjangan mutu pendidikan serta melahirkan kecemburuan sosial.

·         Terjadinya pemindahan borok-borok pengelolaan pendidikan dari pusat ke daerah.

·         Permasalahan keterlambatan di terbitkanya PP tentang pembagian urusan.

·         Pemerintah engan dalam mendelegasikan kewenangan kepada daerah, hal ini terlihat dari masih adanya balai pelaksanaan teknis pusat di daerah yang di bentuk oleh departemen teknis, pelaksanaan pembiayaanya bersumber dari pusat yang konsekuensinya berkurang inovasi dan kreatifitas di daerah dalam melaksanakan kewenanganya.

·         Sistem hukum dan pembuktian terbalik masih absurd atau kabur sehinga muncul keraguan satuan kerja dalam melaksanakan program atau kegiatan di daerah.

·         Belum optimalnya pengelolahan sumber daya yang berakibat pada rendahnya PAD, hal ini berimplikasi pada rendahnya Rasio PAD terhadap APBD.

·         Belum optimalnya penerapan sangsi dan penghargaan bagi sumber daya manusia aparatur di daerah.

·         Pemekaran ego bagaimana berbagi bagi kekuasaan atau orang mendapat bagian kekuasaan di daerah mencoba memekarkan daerah yang akan menghabiskan APBN negara.

·         Korupsi pemindahan ladang korupsi dari pusat kedaerah.

·         Konflik vertikel dan herizontan, misalnya dalam pelaksanaan pilkada .

·         Munculnya pilkada langsung yang banyak menghabiskan dana dan rawan konflik. Ongkos yang di bayar untuk pilkada (Ongkos Demokrasi) sangat mahal di Indonesia adalah konsekuensi pelaksanaan otonomi daerah.